Starten met TimWeb

Inleiding

Welkom bij TimWeb!

Je wilt nu natuurlijk zo snel mogelijk aan de slag. Daar willen wij graag bij helpen. Als eerste dient jouw Office 365 omgeving voorbereid te worden op een koppeling. Pas daarna kunnen wij aan de slag om jouw TimWeb gereed te maken voor activering. Ben je zelf de Office 365 administrator of kun je er een inschakelen voor jouw omgeving dan informeert deze handleiding je over alle benodigde instellingen. In alle andere situaties zijn we je graag van dienst. Zo kunnen wij op afstand ‘het stuur’ van je overnemen om de instellingen voor je aan te brengen. Wij beschouwen dat als een gratis opstartservice. Als jou dat handig lijkt kun je jezelf registreren op http://helpdesk.timsaas.com en daarna een ticket indienen.

Het is natuurlijk ook mogelijk dat je nog moet starten met Office 365. Lees meer op https://timweb.eu/support-en-ondersteuning#starten-met-office365 hoe Softmakers daar een ondersteunende rol in kan spelen.

Het opstarten van TimWeb bestaat uit 5 simpele stappen die in dit document worden beschreven;

  1. Jouw voorbereiding van de Office 365 omgeving,
  2. Het klaarzetten van jouw persoonlijke TimWeb omgeving door Softmakers,
  3. Het activeren van jouw TimWeb met een internet link die per email wordt toegezonden,
  4. Een afrondende instelling in Office 365 door jou of jouw Beheerder,
  5. Enkele simpele handelingen die eenmalig door iedere (toekomstige) gebruiker van TimWeb moeten worden uitgevoerd.

Terug naar boven

Wat heb je nodig om te kunnen starten?

Om jouw TimWeb omgeving geschikt te maken voor de activering van TimWeb heb je de volgende zaken nodig;

  • Een werkende Office 365 omgeving
  • De toegangsrechten van de Office 365 administrator
  • Een Office 365 account voor de persoon die het functioneel beheer van TimWeb voor jouw organisatie gaat uitvoeren
  • Een separaat Office 365 account voor de speciale gebruiker Tim Agent

Terug naar boven

Office 365 voorbereiding

Gebruikers en groepen

TimWeb maakt gebruik van het gebruikersbeheer in Office 365. Dat is niet alleen uiterst veilig maar voorkomt tevens dubbele ingave van informatie in verschillende systemen. Om aan te geven dat Office 365 gebruikers toegang mogen hebben tot TimWeb moeten zij gekoppeld worden aan een speciale gebruikersgroep. Die gebruikersgroep maak je als volgt aan;

  1. Log in als beheerder en klik op de beheer functie van Office 365
     
    start1
  2. Ga naar de sectie Groepen
     
  3. Voeg via de + Groep toevoegen de groep TimWeb gebruikers toe
     
    start3
     
  4. Vul de velden in zoals hieronder aangegeven.
     

     
  5. Sla de wijzigingen op met Toevoegen.
     
  6. Ga in het Admin Center naar Gebruikers\Actieve Gebruikers
     
    start5
  7. Wijs een Tim gebruiker toe. Zet hiertoe het vinkje aan vóór de gebruikersnaam van de (toekomstige) functionele beheerder. De regel van de gebruiker springt automatisch in de bewerk modus en er opent zich een popupvenster met de gegevens van deze gebruiker.
     
    start6
  8. Hierin zal bij Groepslidmaatschappen staan dat deze gebruiker nog gèèn lid is van een groep
     
    start7
  9. Klik op de hyperlink [bewerken] , dan op de + Lidmaatschappen toevoegen.
     
    start8
  10. Kies de groep TimWeb door het zetten van het vinkje.
     
  11. Klik op opslaan.
     
    start9
  12. Voor het opstarten is het niet noodzakelijk maar je kunt hier eenvoudig alle eventuele TimWeb gebruikers toevoegen aan de groep. Vink daarvoor meerdere tegelijk gebruikers aan. Het scherm ziet er dan iets anders uit maar werkt hetzelfde.

Terug naar boven

Een account voor TimAgent

TimAgent is een belangrijk onderdeel van jouw toekomstige TimWeb omgeving. Hij zorgt op de achtergrond voor vele huishoudelijke taken en vormt een belangrijke schakel in de koppeling met andere systemen zoals Office 365. TimAgent heeft daarom een eigen Office 365 account nodig. Hiermee krijgt hij een eigen email postvak en wordt een beveiligde deling van jouw bedrijfsdocumenten en agenda’s mogelijk. TimAgent neemt genoegen met de kleinste zakelijke variant van Office 365; Business Essentials.

Het TimAgent account maak je als volgt aan;

  1. Meld jezelf aan als beheerder en klik op de beheer functie van Office 365
     
    start1
  2. Kies voor + Gebruiker toevoegen
     
    start13
  3. Vul de informatie in zoals hieronder. Het veld domeinnaam zal jouw eigen domein weergeven. Kies voor Ik wil het wachtwoord maken, zet Deze gebruiker het wachtwoord laten wijzigen… uit en geef een wachtwoord in. Onthoud de gebruikersnaam en het wachtwoord omdat Softmakers die informatie nodig heeft voor het koppelen van jouw TimWeb.
     
    start14
  4. Open de sectie Rollen en stel de toestemmingen in zoals hieronder aangegeven.
     

     
  5. Klap de sectie Productlicenties open en plaats de schakelaars zoals hieronder aangegeven. Je mag de andere schakelaars ook aanzetten maar dit is voor TimWeb niet noodzakelijk.
     
  6. Bedien Toevoegen om het account aan te maken.
     
  7. Meld jezelf af bij Office 365, sluit de browser, open hem opnieuw en meld je aan met de gegevens van Tim Agent.
     
  8. Klik op de menuknop die links bovenin het scherm te vinden is
     
     
  9. Klik op de tegel E-mail , volg alle aanwijzingen op en wacht tot outlook geheel geopend is. Doe daarna hetzelfde met de OneDrive tegel. Klik net zolang door tot de mapinhoud van de nieuwe OneDrive getoond wordt.
     

Terug naar boven

TimAgent toegang geven tot mailboxen en agenda’s

TimWeb synchroniseert afspraken, contactpersonen en taken in Outlook met de informatie in de TimWeb database. Daarom heeft hij toegang nodig tot de mailboxen en agenda’s van de medewerkers. Maak je geen zorgen over de veiligheid want alleen jouw TimWeb beheerder beschikt over het wachtwoord van TimAgent. Andere gebruikers krijgen hiermee geen rechtstreekse toegang tot de Outlook omgeving van anderen. TimAgent voert zijn werk onzichtbaar op de achtergrond uit.

Het instellen van de toestemming moet voor iedere gebruiker worden herhaald en werkt als volgt;

  1. Log in als beheerder en klik op de beheer functie van Office 365
     
    start1
  2. Ga naar de sectie Beheercentrums / Exchange onderaan het menu
     
  3. Kies vervolgens voor geadresseerden
     
  4. Dubbelklik op het postvak waarvoor je toestemming wilt verlenen. Kies voor postvakdelegatie en blader daarna naar beneden in het scherm dat verschijnt tot aan de lijst met de naam Volledige toegang.
     
  5. Druk op de + en wijs vervolgens TimAgent aan in de lijst en kies daarna Ok en Opslaan.
     
  6. Herhaal de stappen 4 en 5 voor alle mailboxen

Terug naar boven

Gedeeld postvak voor systeemmeldingen

Bij het verwerken van informatie kunnen er bijzonderheden zijn waar TimAgent de systeembeheerder van op de hoogte wil brengen. In de praktijk hebben wij goede ervaringen met een speciaal postvak voor deze meldingen. Als de systeembeheerder dat wil kan hij in Office365 instellen dat alle berichten ook in zijn persoonlijke postvak worden bezorgd. Door een gedeeld postvak te gebruiken kunnen er meerdere collega’s in kijken en wordt de historie netjes bewaard. Een gedeeld postvak levert geen extra Office 365 kosten op.

Voer de volgende handelingen uit om het gedeelde postvak in te richten;

  1. Log in als beheerder en klik op de beheer functie van Office 365
     
    start1
  2. Ga naar de sectie Groepen / Gedeelde postvakken en bedien de knop + Postvak toevoegen
     
  3. Vul een naam en een email adres in en bedien Toevoegen. Onthoud dit email adres omdat je het straks moet doorgeven aan Softmakers.
     
  4. Als het postvak is aangemaakt bedien je Leden toevoegen aan dit postvak
     
  5. Zet vinkjes bij jouw collega’s die toegang nodig hebben. Bedien Opslaan als je klaar bent.
     

Terug naar boven

Aanvragen van de activering

Als je alle Office 365 instellingen in de vorige paragrafen hebt aangebracht kunnen we snel verder. Om jouw TimWeb klaar te zetten voor activatie heeft Softmakers de volgende informatie nodig;

  1. De naam van het gewenste subdomein; Jouw TimWeb kan straks worden opgestart via een persoonlijk webadres (url). Dit webadres begint met een subdomein naam die jij kunt aangeven. Denk daarbij bijvoorbeeld aan jouw bedrijfsnaam. Het webadres wordt in dat geval .timsaas.com.
  2. Het email adres voor systeemmeldingen dat je in de vorige paragraaf hebt aangemaakte.
  3. Ga naar het Activatie Formulier en vul daar de bovenstaande informatie in en wij gaan zo snel mogelijk voor je aan de slag. Nadat wij alle voorbereidingen hebben getroffen ontvang je van ons een email bericht met de activeringslink. Het is de bedoeling dat dit door Softmakers binnen 1 werkdag na jouw verzending van de informatie is uitgevoerd.

Terug naar boven

Activering

TimWeb activering

In het email bericht van Softmakers staat een webadres waarmee je de activering van jouw TimWeb omgeving kunt uitvoeren. Na het klikken op dit webadres wordt een activeringsformulier in jouw browser getoond. Dit formulier vraagt om informatie die je het best eerst kunt opzoeken;

  • De gebruikersnaam van TimAgent
  • Het wachtwoord van TimAgent
  • De gebruikersnaam van de functioneel beheerder

De TimWeb software krijgt toegang tot de informatie in jouw Office 365 omgeving via het account van TimAgent. Daarom heeft Softmakers de Office 365 gebruikersnaam en het bijbehorende wachtwoord van Tim Agent nodig.

Het is de bedoeling dat er binnen jouw organisatie een functioneel beheerder van TimWeb wordt aangesteld. Voor deze persoon wordt automatisch een gebruiker aangemaakt die zich na de activering kan aanmelden. Door hem worden de eventuele overige gebruikers geactiveerd.

Voor een volledige installatie waarbij je gebruik gaat maken van de TimWeb AddIns voor Word en Excel en de PowerBI dashboards kun je het best de beide aankruisvelden van een vinkje voorzien.
 

De activering loopt verder als volgt;

  1. Voorzie de velden van het activeringsformulier van de juiste informatie en bedien ACTIVEREN
     
  2. Het kan eventjes duren maar daarna wordt het onderstaande scherm getoond. Controleer of er geen foutmeldingen staan en bedien daarna Doorgaan.
     
  3. Meld jezelf aan met de gebruikersnaam en het wachtwoord van de timagent gebruiker. Scroll daarna naar beneden en bedien Accepteren
     
  4. Als de activering juist is verlopen wordt TimWeb automatisch voor je opgestart. Klik op Tim Agent en kies voor Afmelden. Ga verder in de volgende paragraaf.
     

Terug naar boven

De standaard indeling aanpassen

TimWeb wordt helemaal klaar voor gebruik opgeleverd. Daarvoor hebben wij een standaard inrichting gekozen. Het ligt voor de hand dat je de inrichting wilt aanpassen zodat hij goed bij jouw organisatie past. Of dat je meer gebruikers toegang wilt geven. Lees hierover meer in de TimWeb Functioneel Beheer handleiding.

Terug naar boven

Voor alle gebruikers

Eenmalige handelingen

De beheerder zelf maar ook iedere gebruiker dient eenmalig, bij voorkeur bij het in gebruik nemen van TimWeb, een aantal handelingen uit te voeren;

  1. Aanmelden via Office 365 en het plaatsen van de TimWeb tegel
  2. Het openen van de online edities van Outlook en OneDrive (alleen voor gebruikers die dit nog niet eerder hebben gedaan)
  3. Installeren van de TimWeb Addin voor Outlook

Terug naar boven

De eerste keer aanmelden

  1. Ga naar https://login.microsoftonline.com/
     
  2. Het is verstandig om deze url (webadres) als knop in jouw favorietenbalk vast te leggen omdat je hem veel zult gaan gebruiken.
     
  3. Geef jouw gebruikersnaam en wachtwoord in en bedien Aanmelden
     
  4. Klik op de menuknop die links bovenin het scherm te vinden is
     
  5. Open het tabblad Nieuw en klik op de drie puntjes.
     
  6. Kies vervolgens voor de opdracht Vastmaken aan startpagina
     
  7. Vanaf nu kun je Tim opstarten met de menuknop linksboven. Sleep de tegel daar gerust naar boven in het menu als je dat handiger vindt.

Terug naar boven

Outlook email en OneDrive in gebruik nemen

Als je al eerder gebruik hebt gemaakt van Outlook en OneDrive in dit Office 365 account hoef je deze handelingen niet uit te voeren.

  1. Klik op de menuknop die links bovenin het scherm te vinden is
     
  2. Klik op de tegel E-mail en wacht tot outlook geheel geopend is. Doe daarna hetzelfde met de OneDrive tegel.
     

Terug naar boven

Outlook AddIn’s activeren

De Outlook AddIn’s zijn een belangrijk onderdeel van het TimWeb systeem. Daarmee kan de gebruiker emails en afspraken vastleggen in TimWeb zonder dat hij Outlook hoeft te verlaten. Deze AddIn’s moeten eenmalig door iedere gebruiker worden geactiveerd. Dat gaat als volgt;

  1. Links onderin het TimWeb scherm is een Beheer icoon zichtbaar.
     
    start19
  2. Na het bedienen van deze knop opent de Beheer module en kies je voor Persoonlijk/Algemeen.
     
  3. Bedien de aangegeven knop Installeer om de AddIn te installeren.

Terug naar boven